Managementondersteuner

Binnen de RAV is een backoffice ingericht, ondergebracht bij het team facilitair. Het backofficeteam werkt onder aansturing van de teammanager facilitair. Binnen het backofficeteam zijn wij op zoek naar een:

Managementondersteuner

Als managementondersteuner bied je secretariële, administratieve en praktische ondersteuning aan leden van het managementteam en de bestuurder. Je verzorgt onder andere agenda- en mailbeheer, bereidt vergaderingen voor, notuleert, volgt actiepunten op en ondersteunt op administratieve en personele processen.

Het backofficeproces is momenteel in (her)ontwikkeling. Er werken momenteel 5 medewerkers binnen de afdeling. Je draagt bij aan het vormgeven en optimaliseren van de processen binnen de backoffice:

• Agenda- en e-mailbeheer. Niet alleen het inplannen van afspraken, maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Verbanden leggen tussen de e-mail en de diverse agenda’s van met name de MT-leden en hier proactief naar handelen. Je bewaakt samen met de directeur en de directiesecretaris de planning&control cyclus;
• Interne en externe telefoonafwikkeling;
• Het voorbereiden en afhandelen van correspondentie, waarbij je zorgt voor heldere, correcte en tijdige communicatie en het behandelen van poststukken;
• Het plannen van o.a. de MT-vergaderingen, het regelen van vergaderlocaties en het samenstellen/verzenden van de agenda voor verschillende overleggen;
• Notuleren van verschillende vergaderingen zoals die van het MT en het regionaal managersoverleg;
• Het ontvangen van bezoekers, leveranciers en goederen;
• Ondersteuning bij organisatiebrede activiteiten;
• Opstellen, redigeren en archiveren van correspondentie en documenten en het beheren van de digitale archieven;
• Verwerken van vertrouwelijke (soms medische) gegevens conform privacyregelgeving en bijdragen aan de afhandeling van informatieverzoeken;
• Tot slot zijn er veel dagelijkse ad-hoc activiteiten, waar je een belangrijke rol in hebt. Denk aan de kleine kas, ontvangst en registratie van medicatie, een bos bloemen bestellen enz.
• Door deze uiteenlopende taken draag je bij aan een soepele en efficiënte werking van de organisatie, wat direct invloed heeft op de kwaliteit van onze dienstverlening.

Wie ben jij?

• Mbo‑4 werk- en denkniveau, met een secretariële of administratieve achtergrond
• Enige jaren ervaring in een vergelijkbare functie
• Ervaring met Microsoft Office, IBabs en andere digitale systemen
• Nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig
• Communicatief vaardig, representatief en stressbestendig
• Discreet en integer in omgang met vertrouwelijke informatie
• Proactief, oplossingsgericht en met oog voor procesverbetering

Wie zijn wij?

Werken bij RAV Brabant Midden-West-Noord betekent dat je werkt bij een organisatie die 24/7 continuïteit in zorg levert en daarmee altijd in beweging is. Door deelname aan onderzoeken en (pilot)projecten blijven we onze zorg verbeteren en optimaliseren.

Wat bieden wij?

• Een dienstverband van 24 tot 36 uur per week, bij voorkeur per direct
• Salaris conform CAO, maximaal € 3.658,- bruto per maand (FWG 40)
• Standplaats Ulvenhout (verhuizing naar Tilburg begin 2027).
• Werken in een maatschappelijke, dynamische omgeving met betrokken collega’s
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden (reiskosten, vakantiedagen, pensioen etc.)